Wśród licznych obowiązków, które prawo nakłada na niektórych przedsiębiorców, znajduje się konieczność prowadzenia ewidencji, czyli szczegółowego wykazu przychodów i rozchodów. Może on przybrać postać księgi rachunkowej. To, jakie jednostki i podmioty gospodarcze są zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych, określa jasno ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 roku.
Jesteś przedsiębiorcą? Sprawdź koniecznie, czy znajdujesz się na liście podmiotów zobowiązanych do prowadzenia tzw. księgi rachunkowej. Dowiedz się co to za narzędzie, do czego służy i jak należy poprawnie prowadzić księgi rachunkowe.
Czym są księgi rachunkowe?
Księga rachunkowa to szczegółowy wykaz obrotów, sald, aktywów i pasywów firmy. Jest to narzędzie, dzięki któremu otrzymujesz głębszy wgląd w sytuację finansową swojego przedsiębiorstwa.
Prawidłowo prowadzona księga rachunkowa dostarcza Ci nie tylko informacji o kondycji finansowej firmy. Zawarte są w niej również takie informacje, jak te dotyczące wszelkich dodatkowych kosztów ponoszonych przez przedsiębiorstwo. Są to m.in.: czynsze, wynagrodzenia pracowników, wszelkie premie im przydzielone, wydatki na szkolenia, czy też zobowiązania kredytowe.
Księgi rachunkowe mogą mieć postać papierową bądź elektroniczną w postaci dedykowanego programu komputerowego.
Należy je przechowywać przez okres 5 lat.
Kogo dotyczy obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych?
Zgodnie z zapisami w ustawie o rachunkowości z dnia 29 września 1994 roku obowiązek ten dotyczy następujących podmiotów i jednostek gospodarczych:
-
spółki handlowe (osobowe, kapitałowe oraz spółki w organizacji);
-
spółki cywilne i inne osoby prawne z wyłączeniem Skarbu Państwa oraz NBP;
-
spółki partnerskie;
-
jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej;
-
osoby fizyczne, w przypadku, gdy ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów oraz operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wynosiły nie mniej niż równowartość w walucie polskiej w kwocie 2 mln euro;
-
gminy, powiaty i województwa oraz ich związki, a także jednostki budżetowe: państwowe, gminne, powiatowe i wojewódzkie;
-
oddziały oraz przedstawicielstwa przedsiębiorców zagranicznych;
-
jednostki niewymienione w przypadku, gdy otrzymują one na realizację zadań zleconych dotacje lub subwencje z budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego lub funduszów celowych.
Prowadzeniem ksiąg rachunkowych może zajmować się zatrudniona w firmie księgowa, ale nie tylko. Firma może również przekazać to zadanie do sprawdzonego biura rachunkowego, nawiązując z nim jednocześnie długoterminową współpracę. To doskonałe posunięcie i inwestycja, która szybko się zwróci i to z wielokrotnym zyskiem.
Przykładem takiego usługodawcy, którego mocne strony to: dokładność, rzetelność oraz wysoki poziom wiedzy stanowi nasza firma GOLDEN TAX – Biuro Rachunkowe. Nasi pracownicy posiadają odpowiednie umiejętności, wiedzę i doświadczenie w poprawnym prowadzeniu ksiąg rachunkowych.
Zapewniamy kompleksową i terminową obsługę każdego klienta bez względu na rodzaj prowadzonej działalności, czy wielkość przedsiębiorstwa!
Sprawdź ofertę obługi księgowej Goldentax: https://www.goldentax.com.pl/oferta/16-ksiegowosc.html
Co powinny zawierać księgi rachunkowe?
Prawidłowo prowadzona księga rachunkowa powinna składać się z pięciu elementów. Są to:
- dziennik – służy do chronologicznego zapisywania danych dotyczących przeprowadzanych operacji gospodarczych; należy pamiętać, by dokładnie je opisać i ponumerować, dzięki czemu łatwiej będzie je później zestawić z dowodami księgowymi;
- księga główna – w niej również zapisuje się wszelkie operacje gospodarcze, ale obowiązuje tu zasada podwójnego zapisu, co oznacza, że każde zdarzenie najpierw księguje się na danych jej konta, a następnie na kontach pomocniczych;
- księga pomocnicza – powinny znaleźć się w niej wszelkie dodatkowe informacje dotyczące zapisów z księgi głównej; są to dane dotyczące: środków trwałych, rozrachunków z kontrahentami i pracownikami; operacji dotyczących sprzedaży i zakupów, a także składników aktywów i operacji gotówkowych – jeśli prowadzona jest kasa;
- bilans próbny – to nic innego jak zestawienie obrotów i sald; zazwyczaj wykonuje się go na koniec miesiąca;
- inwentarz – znajdują się tu zapisy dotyczące składników aktywów i pasywów; powinny go sporządzać pozostałe jednostki, które nie prowadzą pełnej księgowości.
Jak prowadzić księgi rachunkowe?
Zapisy w księdze rachunkowej powinny być zamieszczane chronologicznie, zaczynając od bieżących operacji.
Księga rachunkowa powinna być też prowadzona w sposób rzetelny i systematyczny, czyli tak, aby, jak najlepiej oddawała całościowy obraz kondycji finansowej przedsiębiorstwa.
Inne zasady, jakie obowiązują w trakcie tworzenia zapisów w księdze rachunkowej to:
- wiarygodność – każdy zapis powinien być potwierdzony w dokumentach takich jak: faktury, rachunki, czy dokumenty magazynowe;
- bezbłędność – wpisy zamieszczane w księdze powinny być pozbawione jakichkolwiek błędów i pomyłek;
- skrupulatność – każdy wpis musi być kompletny i dokładny.
Stworzona dokumentacja powinna być gromadzona w takiej formie, aby zapewnić do niej łatwy dostęp. To ważne, na wypadek nagłej kontroli, która będzie wymagała wglądu w nią.
Ważne jest również przestrzeganie określonych warunków otwarcia księgi rachunkowej. Otwiera się ją:
- w ciągu 15 dni od daty rozpoczęcia działalności;
- z początkiem każdego następnego roku obrotowego;
- od dnia zmiany formy prawnej działalności;
- w dniu rozpoczęcia likwidacji lub ogłoszenia upadłości firmy.
Zamknięcie ksiąg rachunkowych
Zgodnie z przepisami zamknięcia ksiąg rachunkowych dokonuje się na:
- ostatni dzień roku obrotowego;
- dzień ogłoszenia upadłości lub zakończenia działalności firmy;
- dzień poprzedzający zmianę formy prawnej działalności;
- inny dzień bilansowy określony przez odrębne przepisy.
Co ważne w zamknięcie nie powinno nastąpić później niż w ciągu 3 miesięcy od daty zaistnienia wspomnianych wyżej zdarzeń.
Pamiętaj, że nierzetelnie lub błędnie prowadzona księga rachunkowa, może oznaczać spore problemy dla Twojej działalności, włącznie z karami finansowymi. Dlatego, jeżeli zależy Ci na tym, aby Twoje księgi rachunkowe były prowadzone starannie, bezbłędnie oraz chcesz mieć zapewniony łatwy dostęp do nich, koniecznie sprawdź ofertę naszej firmy GOLDEN TAX – Biuro Rachunkowe.
Zapraszamy!
Przeczytaj również:
Księga przychodów i rozchodów - czym jest i jak ją prowadzić?
