Jeśli zamierzasz założyć własną działalność gospodarczą lub już ją prowadzisz, prawdopodobnie w pewnym momencie będziesz musiał znaleźć osobę lub firmę, która będzie zajmowała się kompleksową obsługą rachunkowo-podatkową w Twoim imieniu. Podpowiadamy, jak wybrać najlepsze biuro rachunkowe. Jakimi kryteriami się kierować, by później nie żałować swojej decyzji?
Rozpoczynając poszukiwania biura rachunkowego sprecyzuj dokładnie oczekiwania – zastanów się, jakie aspekty są dla Twojej firmy najważniejsze. Wybór biura rachunkowego, które spełnia oczekiwania, to zapowiedź współpracy na długi czas – już na tym etapie możesz oszczędzić sobie wiele późniejszych problemów i stresu.
Co należy wiedzieć, zanim wybierzesz biuro rachunkowe?
Na początku musisz ustalić zakres pracy, jaką będzie wykonywało dla Ciebie biuro - zaczynając od najbardziej podstawowych, jak określenie liczby faktur, jakie Twoja firma będzie mogła wystawiać miesięcznie w ramach wybranego pakietu usług. Musisz również wiedzieć, jaki jest miesięczny limit faktur kosztowych. Niektóre biura rachunkowe pobierają dodatkowe opłaty za większą liczbę dokumentów niż ta, która jest ustalona w wykupionym pakiecie.
Każda wprowadzona do Księgi Przychodów i Rozchodów faktura musi być przechowywana na wypadek kontroli urzędu skarbowego. Dokumenty te powinny być archiwizowane przez 5 lat, podobnie jak wystawiane potwierdzenia płatności podatków - składki ZUS, PIT oraz VAT. Dodatkowo w rejestrze CEIDG przedsiębiorca musi podać, pod jakim adresem przechowywane będą oryginały faktur. Trzeba wiec zastanowić się, czy dokumenty będą przechowywane w firmie, czy też w biurze księgowym.
Przed podjęciem decyzji zastanów się też, czy odpowiada Ci zaproponowana forma kontaktu z księgowym. Wiele firm księgowych nie wymaga osobistego kontaktu, preferowane jest przekazywanie wiadomości mailowo, telefonicznie, oryginały dokumentów możemy często zostawiać w skrzynce kontaktowej obok biura. Dowiedz się, jak przyszłą współpracę widzi księgowy, by uniknąć późniejszych frustracji.
Istotne jest też ustalenie, do kiedy najpóźniej należy dostarczać do biura oryginały dokumentów w celu ich zaksięgowania oraz wyliczenia należnych do zapłaty podatków. Musisz też wiedzieć, do którego dnia miesiąca księgowy przygotuje ostateczne rozliczenie miesięczne.
Trzeba również dokładnie określić, czy biuro księgowe będzie wysyłało deklaracje VAT i Jednolity Plik Kontrolny (JPK) – dokument który od 2018 roku wszyscy VAT-owcy muszą przesyłać do Urzędu Skarbowego. Do tego dochodzą jeszcze deklaracje VAT i VAT-UE. Czy musisz robić to samodzielnie, czy może biuro rachunkowe zrobi to za Ciebie? Musisz też na początku współpracy dopytać jasno, kto bierze odpowiedzialność za reprezentowanie firmy przed Urzędem Skarbowym i ZUS-em.
Jaki zakres świadczeń ma dobre biuro rachunkowe?
Głównym zadaniem biura rachunkowego jest usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych firm. Polega ono na:
- przygotowywaniu sprawozdań finansowych
- zbieraniu i przechowywaniu dowodów księgowych oraz innej dokumentacji
- prowadzeniu ksiąg rachunkowych na podstawie dowodów księgowych - faktur, umów zakupu - w porządku chronologicznym i systematycznym
- ustalaniu rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, ich wycenie oraz ustalaniu wyniku finansowego firmy, sporządzanie i składanie w imieniu klienta zeznań i deklaracji podatkowych oraz sporządzanie sprawozdań finansowych.
Biura rachunkowe prowadzą księgowość w imieniu klienta, jednak klient powinien mieć w razie potrzeby dostęp do wszelkich dokumentów - deklaracji, umów, faktur, zeznań podatkowych czy też księgowych dokumentów wewnętrznych. Dostęp do ksiąg należy zapewnić też radzie nadzorczej lub komisji rewizyjnej, jeżeli takie funkcjonują.
Wiele biur rachunkowych oferuje również rachunkowość zarządczą – związaną z analizą progu rentowności firmy czy analizą struktury kosztów.
Firmy zlecają również często biurom rachunkowym prowadzenie kadr. Część dokumentów kadrowych jest jednocześnie dokumentacją księgową. Połączenie tych usług może okazać się korzystne dla klienta, dlatego wiele biur oferuje także prowadzenie spraw kadrowych i płacowych na rzecz swoich klientów.
Jakie kompetencje powinno mieć biuro rachunkowe?
Szeroki zakres usług
Klienci biur oczekują nie tylko sprawnego prowadzenia ksiąg rachunkowych, ale również profesjonalnego doradztwa z zakresu podatków czy organizacji firmy. Jest to szczególnie ważne dla firm stawiających swoje pierwsze kroki na rynku. Dowiedz się, czy wybrane przez Ciebie biuro oferuje dodatkowe usługi i ile kosztują. Im więcej porad uzyskasz „pod jednym dachem”, tym łatwiej będzie Ci rozstrzygać wszystkie kwestie finansowe.
Polisa OC
Rozporządzenie Ministra Finansów z 2014 roku w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej przedsiębiorców wykonujących działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych nakłada na nich obowiązek wykupienia polisy OC. Polisa obejmuje szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością – bez względu na to, czy powstały one w wyniku celowego działania albo zaniechania czy też są skutkiem niezamierzonego błędu.
Dzięki temu nie musisz martwić się o odszkodowanie, jeśli poniesiesz szkodę w wyniku działania (lub zaniechania) księgowego. Roszczenia zgłosisz bezpośrednio ubezpieczycielowi.
Platforma online umożliwiająca stały dostęp do rozliczeń
Dowiedz się, czy biuro korzysta z nowoczesnych platform, na których – po uzyskaniu dostępu – możesz kontrolować swoje rozliczenia, a wszystkie dokumenty księgowe będziesz miał na wyciągnięcie ręki, bez konieczności proszenia biura o ich wygenerowanie. Platformy online dla umożliwiają stały dostęp do informacji o podatkach, także historycznych.
Jakie są koszty usług biura rachunkowego?
Jeśli chodzi o konkretne koszty prowadzenia księgowości przez zewnętrzne biuro rachunkowe, widełki są tu bardzo szerokie.
Mali przedsiębiorcy prowadzący rozliczenie na podstawie ryczałtu ewidencjonowanego mogą znaleźć biura, które za swoje usługi wystawią rachunek ok. 80 złotych. W przypadku książki przychodów i rozchodów musimy liczyć się z kosztem co najmniej 180 zł (najniższy pakiet, do 30 dokumentów miesięcznie). Droższe pakiety to koszt nie mniejszy niż 250 - 300 zł. Większe firmy, zlecające biurom księgowym prowadzenie działu kadr i płac płacą za te usługi o wiele więcej, od 1000 zł wzwyż. Niekiedy potrzebne są dodatkowe usługi takie jak Opracowanie Polityki Rachunkowości – koszt ok. 500 zł czy przygotowanie dokumentów do kontroli Urzędu Skarbowego, co oznacza rachunek w wysokości ok. 150 zł.
Na co jeszcze trzeba zwrócić uwagę, wybierając biuro rachunkowe?
Przynależność do organizacji branżowych
Przynależność do organizacji branżowych, przede wszystkim do Stowarzyszenia Księgowych w Polsce, nie jest obowiązkowe, ale fakt ten może stanowić ważną informację dla niektórych klientów. Oznacza, że biuro księgowe stawia nacisk na stałe podnoszenie kwalifikacji, kompetencji i jakości swoich usług. Zasad księgowości nie można się nauczyć raz na zawsze – każdego roku wprowadzane są nowe przepisy, księgowych obowiązują nowe wymogi. Wybierając biuro rachunkowe, powinniśmy zapytać również o szkolenia służące podnoszeniu kwalifikacji.
Licencja Ministra Finansów
Każde biuro rachunkowe powinno posiadać Licencję Ministerstwa Finansów – bez tego dokumentu działalność nie może być prowadzona. Wynika to z rozporządzenia Ministra Finansów. Na stronie Ministerstwa Finansów znajdziemy wykaz osób posiadających certyfikat księgowy i tam można sprawdzić niezbędne poświadczenia.
Ogólne wrażenie po wizycie w biurze
Pierwsze wrażenie ma znaczenie. Jeśli przyjdziesz do biura, by osobiście zapoznać się z ofertą, zwróć uwagę, jak wygląda wnętrze. Czy na biurkach panuje bałagan, a teczki z dokumentami znajdują się w przypadkowych, wydawałoby się, miejscach? Od księgowych wymagamy skrupulatności, więc nieporządek nie świadczy dobrze o firmie. Nie jest to czynnik przesądzający o odrzuceniu oferty, ale warto wziąć pod uwagę swoje ogólne wrażenie po takiej wizycie.
Księgowy będzie osoba, z którą pozostawać będziesz w regularnym kontakcie. Jeśli odniesiesz wrażenie, że jest opryskliwy, niechętnie udziela informacji i traktuje Cię jak petenta – lepiej poszukaj innego specjalisty. W biznesie osobiste relacje są nie do przecenienia.
Opinie klientów
Wybierając biuro rachunkowe, warto kierować się opiniami jego klientów. Znajdziesz je w internecie (m.in. opinie Google), można też zapytać w mediach społecznościowych na grupach sąsiedzkich. Jeśli masz znajomych prowadzących działalność gospodarczą, przedyskutuj z nimi wszystkie wątpliwości. Dowiedz się, jak przebiega ich współpraca z biurami rachunkowymi, do czego mają zastrzeżenia, a które kwestie okazały się w praktyce mało istotne. Im więcej będziesz wiedział o współpracy z księgowymi, tym łatwiej podejmiesz decyzję o wyborze biura, a już w trakcie współpracy będziesz umiał ocenić, czy przebiega ona prawidłowo.
Szukając księgowego wybierz nowoczesne biuro rachunkowe, gwarantuje rozliczenia zgodne z wymogami księgowymi i terminowe, a także traktuje swoich klientów w partnerski sposób: nie utrudnia kontaktu, pomaga im rozwijać się, służy doradztwem. Niech biuro rachunkowe stanie się dodatkowym działem Twojej firmy, dzięki któremu pewnie będziesz stawiał kolejne kroki w biznesie.
Przeczytaj również:
Na czym polega outsourcing kadr i płac?
